Op 26 mei organiseerden Aestate, AT Osborne, Royal HaskoningDHV, TwynstraGudde en Smart WorkPlace de DigiTable Campus Day over corona en campus. In deel 1 van het verslag aandacht voor de omschakeling in maart.
Jaco van Noppen begon op 15 maart van dit jaar bij de TU Delft. “Voor de campusgerelateerde diensten was het direct een crisisorganisatie. De focus lag vanaf het begin op het zo snel mogelijk opstarten van het online onderwijs. Ook gingen we al snel over op het afschalen van gebouwen, omdat we op een vrijwel uitgestorven campusterrein te maken kregen met toegenomen criminaliteit. Het drong toen pas echt door bij ons hoe groot zo’n campusterrein eigenlijk is en hoe onbeheersbaar. En hoe groot de sociale controle is van de 30.000 studenten, van wie een groot deel regelmatig op het campusterrein verblijft.” Van Noppen zag ook dat daar waar studenten in één keer weg waren, het afschalen van ondersteunende diensten geleidelijker ging. “Daarbij hadden we te maken met een spanningsveld tussen enerzijds decanen, die de continuïteit van onderwijs en onderzoek vooropstelden, en anderzijds de ondersteunende diensten, waar het draaide om de veiligheid van de medewerkers.” Al snel kwamen er ook hele praktische oplossingen, die vaak nog niet in draaiboeken of in business continuity plannen waren vastgelegd. “Omdat we niet alle panden konden afschalen en toch de toegang wilden controleren, hebben we het één-deur-beleid ingevoerd.”
“Voor de campusgerelateerde diensten was het direct een crisisorganisatie” – Jaco van Noppen
Niekol Dols, woonachtig in coronabrandhaard Noord-Brabant, was op 6 maart voor het laatst in Utrecht. In de week erna verliet ook een groot deel van de ondersteunende diensten het campusterrein en schakelde over op thuiswerken. Dols zag hoe de ondersteunende dienst flexibel reageerde en al snel begon met ‘omdenken’: “We zagen de grotendeels verlaten universiteitsgebouwen al snel ook als kans en zeiden tegen elkaar: laten we dit moment gebruiken om een groot aantal onderhoudswerkzaamheden uit te voeren en om lopende projecten door te zetten.” Dols vond het ook bijzonder hoe snel het onderwijs – eigenlijk in één dag – omschakelde naar online: “Natuurlijk hadden we er al ervaring mee, maar dan nog.”
Koen Fleuren (foto) zag in Nijmegen dat hoewel er geen draaiboeken klaarlagen, het afschalen toch snel werd geregeld doordat de juiste mensen met elkaar om tafel zaten. “De voornaamste uitdaging in het begin was de zoektocht naar wat wel en niet kon, omdat dit aanvankelijk vaak dagkoersen waren.”
“De voornaamste uitdaging in het begin was de zoektocht naar wat wel en niet kon” – Koen Fleuren
Franc van Nunen had bij de VU de eerste crisismeeting op 26 januari: “We dachten toen dat er iets in China aan de hand was waar we in Nederland niet al te veel last van zouden krijgen. Daarnaast zijn we in de ‘gelukkige’ omstandigheid dat we als VU een intensieve samenwerking hebben met de University of Technology of Wuhan. We kwamen toen met corona in aanraking omdat er medewerkers terugkwamen uit Wuhan en we uitwisselingsstudenten daar hadden zitten. Dat was stressvol, maar tegelijkertijd wisten we nog niet goed wat we ermee aan moesten. We hebben binnen de toenmalige protocollen gehandeld. Het raakte pas in een stroomversnelling toen door het Brabants carnaval en de wintersport corona ook in Nederland toesloeg en we al snel allemaal thuis zaten. Daarbij doorliepen we alle stappen van een crisis. We zagen ook dat de organisatie zich nadrukkelijk liet leiden en dat daardoor bijna elk besluit het juiste is. Al snel gingen we vanwege de ook door Van Noppen aangehaalde business continuity thuiswerksets maken.”
“We zagen dat de organisatie zich nadrukkelijk liet leiden en dat daardoor bijna elk besluit het juiste is” – Franc van Nunen
Paul Hendriks van de Radboud Universiteit Nijmegen herinnert zich van de beginfase dat er een aantal zaken waren die organisaties niet op het netvlies hadden, maar die er wel snel op kwamen: “Zo is het omschakelen naar het digitale online onderwijs best goed gegaan. Het omschakelen naar het digitaal online toetsen – proctoring – is en blijft daarentegen een veel grotere uitdaging. We moeten daarom ook goed kijken naar de mogelijkheden daarvoor bij de herstart. Ik merk ook dat studenten bezorgd zijn over de kwaliteit van hun diploma en dat ze vragen om een adequate manier van proctoring. Ook docenten hebben behoefte aan duidelijkheid. Daarbij verwachten ze centrale regie en adequate beslissingen binnen afgesproken kaders. Inmiddels hebben we ingeregeld dat alle leerstoelgroepen elke week of elke twee weken alle zaken met elkaar doorspreken. Daarbij gaat het om de functionele kant – het werk – en om de sociale kant.”
“Het omschakelen naar het digitaal online toetsen – proctoring – is en blijft een veel grotere uitdaging” – Paul Hendriks
Ellis ten Dam van RoyalhaskoningDHV vond de flexibiliteit en de soepelheid van de beginfase bewonderingswaardig: “Het was nodig en het werd gewoon gedaan.”
Kees Rezelman van AT Osborne maakt het onderwerp persoonlijk: “Mijn zoon gaat na de zomer in Nijmegen studeren. Hij vraagt zich nu af hoe dat straks zal gaan. Ik zie ook dat de normaal soms ogenschijnlijk zo zorgeloze jeugd zich daar nu wel degelijk het hoofd over breekt.”
In deel 2 van het verslag van de DigiTable Campus Day staat de opstartfase centraal.
De deelnemers
- Franc van Nunen, directeur campusontwikkeling bij de Vrije Universiteit Amsterdam. Daarbij houdt hij zich bezig met het hele traject van gebiedsontwikkeling, van conceptontwikkeling tot realisatie. Tevens is hij op de campus coronacrisismanager.
- Niekol Dols, adjunct-directeur Vastgoed & Campus bij de Universiteit Utrecht. Ze houdt zich bezig met de vastgoedstrategie, advies en met energie.
- Paul Hendriks, hoogleraar Bedrijfskunde en decaan bij de faculteit Managementwetenschappen aan de Radboud Universiteit Nijmegen.
- Koen Fleuren, hoofd huisvestingsmanagement bij de divisie Campus & Facilities bij de Radboud Universiteit Nijmegen.
- Jaco van Noppen, directeur Campus & Real Estate bij de Technische Universiteit Delft. Tevens is hij lid van het coronacrisisteam.
- Ellis ten Dam, commercieel directeur en consultant Vastgoed & Huisvesting bij RoyalHaskoningDHV.
- Daniel Koningen, adviseur en directeur-eigenaar van Aestate/ontrafelexperts.
- Kees Rezelman, managing consultant Onderwijs & Onderzoek, verantwoordelijk voor de dienstverlening van AT Osborne bij onderwijs- en bij onderzoeksinstellingen.
- Jeroen Tazelaar, partner bij TwynstraGudde en daar verantwoordelijk voor de adviesgroep Huisvesting & Vastgoed.
