Flexibel contractmanagement is essentieel bij megabouwprojecten bij onder meer campussen. Dat stelt Kees Rezelman, managing consultant van adviesbureau AT Osborne. Volgens hem is angst een slechte raadgever.
Hij pleit ervoor om controle bij megabouwprojecten meer los te laten omdat dat het proces ten goede komt. “Angst is een slechte raadgever, blijf vooral wendbaar. Alles dichttimmeren geeft schijnzekerheid.”
Beweging is er altijd bij grote, complexe, projecten – zoals op een campus – die een langere termijn bestrijken. “Als maatschappij zien we een crisis, een pandemie of een nieuwe technologie toch niet lang van tevoren aankomen. Zo staan utiliteitsgebouwen op campussen, maar ook op bedrijfsterreinen nu deels leeg. Dus je moet meer wendbaar zijn en deze ‘crisis’ benutten voor een meer robuuste vastgoedstrategie”, stelt Rezelman (foto boven).
Samen delen
Daarnaast is handelen vanuit gezamenlijke doelen belangrijk. Strategisch adviseur en advocaat Fanauw Hoppe (foto onder) is de afgelopen jaren betrokken bij programma’s en projecten waar contractering en aanbesteding op een andere manier bekeken worden. “Geen honderden pagina’s eisen, maar een bondige ambitie die ruimte laat voor opdrachtgever en opdrachtnemer. Geen prijs tot op de komma maar een afspraak ‘goed werk voor een eerlijke prijs’ te leveren. En wat dat goede werk en die eerlijke prijs worden natuurlijk wel uitgewerkt in doelstellingen en kaders. Maar wel samen met de opdrachtnemer”, legt Hoppe uit.
Niet dat prijs ondergeschikt is. “De prijs is natuurlijk een belangrijke factor voor een goed contract net als risico’s op een goede manier verdelen. Maar zorgen over risico’s en verliesposten zorgen voor angst bij de aannemers. Die angst is niet nodig, als je op voorhand de goede samenwerking bedenkt en inricht”, zegt Hoppe.
Passend contract
Na het initiatief van een (bouw)project – bijvoorbeeld op een campus – begint het nadenken over de aanpak en bouworganisatievorm. Er zijn vele varianten en vooral ook principiële keuzes te maken. De belangrijkste vraag is wat past bij de opgave en de opdrachtgeversorganisatie. Maar ook: hoe zijn de markt en de stakeholders. “Een universiteit is een andere organisatie dan een ziekenhuisorganisatie of een rijksdienst. Je hebt vaak ook nog te maken met bestuurlijke complexiteit.” Rezelman en Hoppe zien te veel voorbeelden dat de uitkomst van de contractvorm of de wijze van aanbesteden al vastligt voordat de kenmerken van de opgave goed zijn verkend. Rezelman: “De contractvorm is een middel, niet een doel op zich. Dus niet: ‘dit moet want…’ maar ‘moet dit?’ ”
Ook zien ze dat de (grote) aannemers zich te veel deskundigheid aanmeten. “Niet iedere aannemer heeft binnen een integraal contract de deskundigheid in huis om vanuit de ambities en wensen van de opdrachtgever het juiste ontwerp te leveren. Zeker bij complexe processen zoals in de zorg of onderwijs is kennis van de sector en vakmanschap om te komen van ambitie naar huisvestingsoplossingen niet voor iedereen weggelegd. Dit soort complexe utiliteitsbouwen is van een ander niveau dan kantoren of eenvoudige bedrijfsgebouwen. Kortom soms is het beter dat de ‘schoenmaker’ bij z’n leest blijft”, aldus Rezelman.
Maar hoe voorkom je een mismatch tussen opgave en contract? “Dat er een contract nodig is, is helder. Maar het gaat erom welk contract passend is voor de opgave en organisatie en wat je ermee doet. Niet alles tot in detail willen beheersen als opdrachtgever of de markt alles laten oplossen. We moeten af van het naar elkaar wijzen en juist met elkaar optrekken in dit soort complexe opgaven”, stelt Hoppe.
De oplossing klinkt simpel, maar is o zo lastig goed in te vullen, weten Rezelman en Hoppe. “Bepaal als eerste de ambitie en leidt daar de doelstellingen van af. Neem dan de tijd voor een goede contractstrategie, die echt past binnen de context van de opgave. En onder het credo ‘samen spelen, samen delen’; selecteer en stuur op vertrouwen en ambitie, niet alleen op prijs. Ten slotte: schoenmaker blijf bij je leest. Zowel opdrachtgever als aannemer hebben een rol te spelen en moeten daar rolvast in zijn, en altijd in goede balans en passend bij de opgave.”
